Bu güne kadar katıldığım çok az toplantının kısa ve öz gerçekleştiğini gözlemlemişimdir. Toplantılar genellikle uzar, birkaç saat sürer ve toplantıdan da yorgun argın çıktığınız için neredeyse o gün mesai saati içerisinde hiçbir şey yapamazsınız. Toplantıları verimsiz hale getiren pek çok neden sayabiliriz, ancak benim top 5’im şu şekilde:
1. Toplantı saatlerine riayet edilmemesi:
Örneğin sabah 09:00’da toplanıyoruz denir. Ancak saat 09:30 olmuştur, ama daha katılımcılardan bazıları toplantı salonuna
teşrif etmemişlerdir. Öğle arasından sonra planlanan toplantılarda da benzer sorun yaşanır. Saat 13:00’da toplanıyoruz
denmiştir, ancak saat 13:30 olmuştur, ama hâlâ bazı katılımcılar öğlen yemeğinden dönmemişlerdir. Aslında günün hangi
saati olursa olsun toplantılarımız neredeyse hiçbir zaman planlandığı saatte başlamaz. Her seferinde birkaç 10 dakika
sarkma mutlaka olur.
2. Toplantıya katılanların sayısının çokluğu:
10-15 kişinin katıldığı toplantıları çok görmüşümdür. Sanki Milli Güvenlik Kurulu toplanıyor sanırsınız. Bu tür,
katılımcı sayısının çok olduğu toplantılarda ikili üçlü grupların kendi aralarında diyaloglara girmelerine sıkça rastlanır.
Toplantı gündemi dışına kolayca çıkılır, her grup kendi içerisinde konuyla da alakalı olmayan konular üzerinde tartışır.
Böyle kalabalık toplantılarda her kafadan farklı bir ses çıkması da toplantının yol haritasını hemen rayından çıkartabilir.
Hele olaya hâkim bir toplantı yöneticisinin olmadığı durumlarda birkaç saat sonra dağılırken hâlâ bir karar alınamadığına
şahit olabilirsiniz.
3. Toplantı gündeminin yoğun olması:
Çoğu zaman birden çok derin mevzu tek bir toplantıda ele alınmaya çalışılır. Toplantılar uzar; saatler, hatta gün boyu
sürer. Birkaç saat süren bir toplantının içerisinde her katılımcının zamanının ve enerjisinin büyük bir bölümü heba olur.
Bazen gündemde hiç olmayan konular sırf “hadi bir araya gelmişken şunu da konuşalım” diyerek gündeme alınır. Orada bu
konuyla hiç alakası olmayan katılımcılar da dakikalarca tenis maçı seyreder gibi bir oraya bir buraya bakarak “hadi bitse
de gitsek” diye söylenirler.
4. Toplantı sırasında çalan cep telefonları:
Toplantı sırasında gelen çağrılara cevap vermek toplantıyı tam anlamıyla sabote etmektir. Konu üzerinde tartışırken çalan
bir cep telefonu ve “Çok özür diliyorum, bir saniye” diyerek diyaloğu kesmenin ya da konuşan kişinin dikkatini dağıttığını
bile bile telefona cevap vermenin nasıl bir özrü olabilir, anlamıyorum. Toplantıya girmeden evvel cep telefonlarının sessize
alınması ve gelen çağrılara hiçbir şekilde toplantı odasında cevap verilmemesi şart olmalı diye düşünüyorum. Zaten arayanın
kim olduğunu çoğu zaman görüyorsunuz ve ilk molada kendisini arayıp neden aradığını sorabilirsiniz.
5. Toplantıya getirilen laptoplar:
Artık hemen her toplantıda onları görüyoruz. Toplantı başında dakikalarca katılımcıların her birisinin laptoplarını
açmalarını, network’e bağlanmalarını, bağlanamadılarsa sorunu gidermelerini bekliyoruz. Toplantı sırasında da bu laptoplar
başka işlerle meşgul olma aracı oluveriyor. Toplantıda canı sıkılanların internette sörf yaptıklarına, gelen maillerine
cevap yazarken toplantı konusundan gittikçe koptuklarına ve daha sonra “Orasını kaçırmışım, tekrar eder misiniz?”
dediklerine çokça şahit olmuşumdur. İhtiyacı olmayanların dizüstü bilgisayarları toplantı odası dışında tutulmalı diyorum.
Toplantıları daha verimli hale getirmeyle ilgili Scott Berkun’un 22 Minute Meeting isimli yazısında da benim top 5’imden maddeler gördüğümde, verimsiz toplantıların her yerde bir problem olduğunu anladım.